Automatización proceso para el pago de remuneración docente para una institución educacional
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Fecha
2017
Autores
Profesor/a Guía
Facultad/escuela
Idioma
es
Título de la revista
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Editor
Universidad Andrés Bello
Nombre de Curso
Licencia CC
Licencia CC
Resumen
Importancia de resolver el problema de…
La importancia de optimizar el proceso de pago de remuneración docente, principalmente se debe a la gran cantidad de errores que presenta actualmente los resultados de este proceso, debido a que la generación de información es totalmente manual, y esta es realizada por las direcciones de las 20 sedes que pertenecen a la institución, en donde la fuente de información es en base a un archivo Excel manipulados por las distintas sedes y validado sólo por un área llamado “Área Académica” y revisadas por el departamento de numeración. Todo este proceso no sólo tiene un costo en el resultado de la información, sino que también un costo en tiempo y recursos invertidos, debido al proceso engorroso que actualmente maneja la institución.
Es importante mencionar que unos de los factores relevantes que provoca inconsistencia en el proceso de cálculos de horas realizadas por los docentes, son las modificaciones a las programaciones académicas, ya que es muy común que se generen cambios de docentes, o del horario asignado, debido a la deserción de los mismos docentes o topes de salas que se puedan provocar, entre otros.
Los errores que se generan con mayor frecuencia se deben a; horas académicas asignadas a docentes que no corresponden (más o menos horas), Rut o nombres no corresponden a los docentes. Siendo los errores más graves; pago honorarios a docentes que no cuentan con programación académica asignada, en otras palabras: docentes no se encuentran realizando clases en la institución.
Actualmente este proceso se desarrolla de la siguiente manera: el área de remuneración cuenta con 6 colaboradores dedicados exclusivamente al análisis y preparación de las horas realizadas mensualmente por los docentes, en donde se analiza un documento base desarrollado y preparado por el área académica con el apoyo de las distintas direcciones de cada sede llamado “Matriz de Programación Académica” (MPA). Este documento contiene toda la programación académica realizada por cada docente, en donde el área de remuneración se encarga de validar los datos informados en este documento (datos del docente). A su vez existe otro documento llamado “Dice y Debe Decir” (DDD) que también lo desarrolla la dirección de cada sede, en donde se reflejan correcciones al documento inicial (MPA), ya sea por cambio de docentes o falta de información que no se incluyó inicialmente. Posterior a esto, ambos documentos se deben nuevamente analizar y realizar los cálculos para el posterior pago de honorario por cada docente.
Toda esta labor se realiza manualmente a través de planillas Excel, consolidándolas en sólo una, en donde el costo en tiempo es sumamente alto y el factor error es altamente probable y así lo demuestran los resultados.
Es importante mencionar que actualmente el pago de remuneración al docente por parte el departamento de remuneraciones, es a ciegas, es decir, se paga al docente lo que se informa desde sede. La sede tiene la obligación de informar las horas realizadas por los docentes, indicando si se realizaron la totalidad de las clases en el mes o indicando las no realizadas con la justificación respectiva. Esto se informa en el documento “DDD”. Esta elaboración del documento por parte de las sedes no es rigurosa y tampoco se le presta la relevancia que debiese tener,
debido a que se han dado muchos casos en donde los docentes no han realizado las clases asignadas y las sedes lo reportan como clases realizadas, en consecuencia se les cancela los honorarios íntegramente.
Principalmente es necesario optimizar el proceso, tanto en tiempo como en la cantidad de colaboradores que actualmente utiliza la institución para esta tarea, ya que es un proceso engorroso y altamente costoso. A su vez, permitir un control automatizado al estado de las clases realizadas por los docentes, por parte del departamento de remuneraciones. Este control permitirá no sólo controlar las actividades del docente, sino que el correcto desarrollo de los documentos (MPA-DDD) por parte de las sedes.
Lo señalado anteriormente permitirá una disminución de los costos, debido a que sólo se cancelarán las clases efectivamente realizadas por los docentes.
Notas
Tesis (Ingeniero Civil Industrial)
Palabras clave
Salarios, Automatización, Administración de Personal, Procesamiento de Datos