Plan de mejora de la oficina de partes para Asociación de Canalistas Sociedad del Canal de Maipo, Eléctrica Puntilla y empresas asociadas
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Fecha
2020
Autores
Profesor/a Guía
Facultad/escuela
Idioma
es
Título de la revista
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Título del volumen
Editor
Universidad Andrés Bello
Nombre de Curso
Licencia CC
Licencia CC
Resumen
Actualmente el mundo está dominado por la comunicación digital. Sin embargo, la
correspondencia física sigue siendo parte importante de las empresas. Esto es aún más cierto en las
empresas reguladas, donde el estado y sus organismos designados envían decretos, resoluciones,
documentación, normativas, actualizaciones, circulares y solicitudes de información, todo esto a
través de correspondencia oficial. El volumen de este flujo de documentos puede tener tal
magnitud, que el ingreso, registro, distribución y respuesta se transforman en un desafío para
organizaciones de mediano y pequeño tamaño, donde históricamente se ha dejado al criterio de una
persona o departamento el ingreso, registro y procesamiento de la correspondencia.
Este proyecto de mejora se inserta en una necesidad ya identificada dentro de la Asociación
de Canalistas Sociedad del Canal de Maipo, Eléctrica Puntilla y empresas relacionadas, la cual es
almacenar, administrar y, sobre todo, controlar el flujo de correspondencia oficial dentro de la
organización usando tecnologías de información. Un enfoque del proceso basado en riesgos obliga
a primero entender la organización y su contexto, donde los factores internos (características de
cada una de las compañías) los externos (leyes y reglamentación), sus necesidades (seguimiento,
trazabilidad), expectativas de la mejora y el alcance de la solución dentro de la organización, obliga
a realizar un levantamiento inicial, comprender los flujos de información y a los involucrados en
cada uno de estos flujos. Para esto, el uso de herramientas como las fuerzas de PORTER, análisis
PESTEL o análisis FODA se transforman en indispensables, a fin de poder alinear la mejora con
la estrategia de la compañía.
Es vital, además, el poder conocer la estructura organizacional, personas y procesos, y como
estos están alineados con la estrategia de la compañía, conocer su infraestructura tecnológica y el
grado de adopción de las tecnologías de información. No entender y comprender estas variables
afectan directamente la viabilidad y usabilidad de una solución, la cual podría ser subutilizada, mal
usada o simplemente no adoptada.
Asociación de Canalistas Sociedad del Canal de Maipo, Eléctrica Puntilla, Hidroñuble SpA
y Fundación San Carlos del Maipo, actualmente trabaja con un volumen promedio de 4500
documentos, el cual aumenta dramáticamente en caso de existir junta de accionistas (en las cuales
sube a 7000 documentos). De estos, solo es posible la trazabilidad de aquellos en los cuales se usan
sistemas propietarios de los emisores, y no de manera centralizada. No existe registro de rechazos
de correspondencia ni de atrasos de respuesta, salvo que la organización externa envíe una nueva
comunicación, indicando que la respuesta se encuentra pendiente.
Dado lo anterior este proyecto tiene como objetivo principal el desarrollar un plan de mejora para
el proceso de recepción y despacho de correspondencia, utilizando las tecnologías de información
disponibles dentro de la organización y del mercado, de forma de poder controlar de manera
adecuada el flujo de comunicación oficial.
Notas
Tesis (Ingeniero Industrial)
Palabras clave
Asociación de Canalistas (Chile), Documentos y Correspondencia, Tecnología de la Información, Reingeniería